Für die laufende Verwaltung
Mietverwaltung: Verträge, Mieten und Zählerstände
Etagio verwaltet laufende Mietverhältnisse: Verträge mit Kaltmiete, Nebenkosten, Kaution und Zahltag, die daraus erzeugten monatlichen Forderungen, den Abgleich mit den Kontoumsätzen sowie Zählerstände und Übergabeprotokolle. Was offen ist und was bezahlt wurde, steht an einer Stelle statt in Tabelle und Onlinebanking. Eine Nebenkostenabrechnung erstellt Etagio nicht, es liefert die Daten dafür.
Aus dem Vertrag entstehen die Forderungen von allein
Sie legen den Mietvertrag einmal an: Kaltmiete, Nebenkostenvorauszahlung, Kaution, Zahltag im Monat, Beginn und gegebenenfalls Ende. Daraus erzeugt Etagio jeden Monat die fällige Forderung.
Der Zahltag ist auf den 1. bis 28. begrenzt, und das hat einen Grund: den 30. gibt es im Februar nicht. Eine Forderung mit einem Fälligkeitstag, den es nicht in jedem Monat gibt, taucht in keiner Liste auf und fällt erst beim Jahresabschluss auf.
Offen, teilbezahlt, bezahlt
Mieter überweisen krumme Beträge, zahlen in zwei Raten oder ziehen etwas ab. Etagio kennt deshalb drei Zustände und nicht nur zwei. Wer 500 von 800 Euro überweist, hat eine teilbezahlte Forderung mit 300 Euro Rest, keine offene über 800.
Der Abgleich mit dem Konto läuft über eine Bankanbindung nach PSD2. Etagio schlägt zu jeder Gutschrift die passende Forderung vor und begründet den Vorschlag mit den Feldern, die gepasst haben: Betrag, Name, Kontonummer, Verwendungszweck.
Zählerstände abfotografieren statt abtippen
Beim Ein- und Auszug fotografieren Sie den Zähler. Etagio liest die Zahl aus dem Bild und trägt sie ein. Ist das Bild unscharf oder der Zähler verdeckt, sagt die Software das und lässt Sie tippen, statt eine Zahl zu raten.
Das ist wichtig, weil ein falsch gelesener Zählerstand in einem unterschriebenen Protokoll landet und danach die Grundlage einer Abrechnung ist.
Übergabe und Kaution
Das Übergabeprotokoll erfasst Räume, Zustände, Fotos, Zählerstände und die Unterschriften beider Seiten. Es entsteht auf dem Telefon in der Wohnung, auch ohne Empfang, und wird nachgeschickt, sobald wieder Netz da ist.
Nach dem Unterschreiben lässt es sich nicht mehr ändern. Daraus entsteht ein PDF, das beide Seiten bekommen. Die Kaution steht am Vertrag und ist damit beim Auszug auffindbar, ohne im Ordner zu suchen.
Wofür Etagio nicht gemacht ist
Etagio führt die Mietverhältnisse, ersetzt aber weder die Buchhaltung noch eine WEG-Verwaltung.
- Keine fertige Nebenkostenabrechnung, Etagio liefert Zählerstände und Zahlungen als Grundlage
- Keine Hausgeldabrechnung, kein Wirtschaftsplan, keine Eigentümerversammlung
- Keine doppelte Buchführung, der Export geht als CSV an DATEV
- Kein Mieterportal, in dem Mieter sich selbst anmelden
Häufige Fragen
Erstellt Etagio die Nebenkostenabrechnung?
Nein. Etagio sammelt die Grundlagen, also Zählerstände, Vorauszahlungen und Zahlungseingänge, und exportiert sie. Die Abrechnung selbst erstellen Sie oder Ihr Steuerberater.
Wie kommt Etagio an meine Kontoumsätze?
Über eine Bankanbindung nach PSD2. Sie erteilen die Freigabe im Onlinebanking Ihrer Bank, Etagio liest danach die Umsätze, aber löst keine Zahlungen aus. Die Freigabe läuft nach neunzig Tagen ab und wird von Ihnen erneuert.
Funktioniert die Übergabe ohne Internet?
Ja. Das Protokoll entsteht auf dem Gerät und wird dort gespeichert. Sobald wieder Empfang da ist, überträgt die App es nach. Das ist der Regelfall, denn Übergaben finden oft in leeren Wohnungen und Kellern statt.
Kann ich ein unterschriebenes Protokoll noch ändern?
Nein, und das ist Absicht. Ein Protokoll, das sich nachträglich ändern lässt, ist als Nachweis wertlos. Fällt danach etwas auf, halten Sie es in einem Vorgang oder einer Notiz am Objekt fest.
Was passiert mit den Daten bei einer Kündigung?
Sie exportieren alles als JSON, bevor Sie gehen. Rechnungen bleiben aus gesetzlichen Gründen acht Jahre gespeichert, unterschriebene Übergabeprotokolle drei Jahre. Alles andere wird gelöscht.