Datenschutzerklärung

Stand: August 2026

Hier steht, welche Daten wir verarbeiten, warum wir das tun und welche Rechte Sie haben. Das verlangt Art. 13 DSGVO. Es gilt für etagio.de, für die Apps und für die Verwaltungsoberfläche.

1. Wer für Ihre Daten verantwortlich ist

Core Industry, Inhaber Isam Al-Ani
Max Schwarze Weg 27A, 46236 Bottrop
E-Mail: info@coreindustry.de

2. Welche Daten wir verarbeiten und warum

Wir verarbeiten Daten nur, um Ihnen Etagio bereitzustellen. Die Rechtsgrundlage ist der Vertrag mit Ihnen nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Dazu kommen gesetzliche Aufbewahrungspflichten nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, also GoBD, § 147 AO und § 14b UStG.

2.1 Ihre Kontodaten

Bei der Registrierung erheben wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, den Firmennamen und die Anschrift. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Telefonnummer sind freiwillig. Ohne diese Daten können wir den Vertrag nicht erfüllen.

2.2 Wie Sie den Dienst nutzen

Beim Anmelden speichern wir den Zeitpunkt und eine Kennung, die keinen Rückschluss auf Sie zulässt.

IP-Adressen speichern wir nicht. Auch unsere Fehlerberichte sind so eingestellt, dass keine IP-Adresse mitgeschrieben wird.

2.3 Ihre Firmendaten

Sie legen in Etagio Objekte, Kontakte, Übergaben und Rechnungen an. Darin stehen auch Daten anderer Personen, zum Beispiel von Mietern.

Für diese Daten sind Sie verantwortlich, nicht wir. Wir verarbeiten sie in Ihrem Auftrag nach Art. 28 DSGVO. Der Vertrag dazu ist Teil unserer AGB.

2.4 Der KI-Assistent

Der KI-Assistent nutzt zwei Anbieter in der EU. Wenn Sie im Chat schreiben, senden wir Ihre Nachricht an Mistral AI in Paris. Wenn der Assistent einen Textentwurf erstellt, etwa ein Anschreiben oder einen Rechnungstext, nutzen wir Google Gemini in der EU. Dazu kommt jeweils eine kurze Zusammenfassung Ihrer Firma: wie viele Objekte und Kontakte Sie haben und Objektadressen in gekürzter Form.

Vollständige personenbezogene Daten senden wir nicht. Also keine E-Mail-Adressen, keine Telefonnummern und keine vollständigen Adressen.

Beide Anbieter verarbeiten die Anfragen in der EU. Ihren Chatverlauf löschen wir automatisch nach 90 Tagen.

2.5 KI-Redesigns und Zählerstände

Fotos, die Sie für ein Redesign hochladen, senden wir an Black Forest Labs. Das Unternehmen sitzt in Freiburg, die Verarbeitung läuft über deren EU-Endpunkt.

Fotos von Zählerständen senden wir zum Auslesen an Mistral in Frankreich. Die Ergebnisse speichern wir wieder in der EU.

2.6 Zahlungen

Zahlungen wickelt Mollie B.V. in den Niederlanden ab. Wir bekommen nur die Zahlungsnummer und den bestätigten Betrag. Kreditkartennummern und Bankverbindungen sehen wir nicht.

3. Wie lange wir speichern

• Rechnungen: 8 Jahre, das schreibt § 147 AO vor
• Übergabeprotokolle: 3 Jahre
• Chatverlauf mit dem Assistenten: 90 Tage
• Kontodaten: bis 12 Monate nach Vertragsende
• Server-Protokolle: höchstens 30 Tage

4. Ihre Rechte

Sie können jederzeit verlangen:

• Auskunft darüber, welche Daten wir über Sie haben, Art. 15 DSGVO
• dass wir falsche Daten berichtigen, Art. 16 DSGVO
• dass wir Daten löschen, Art. 17 DSGVO. Das gilt nicht, wenn wir sie gesetzlich aufbewahren müssen
• dass wir die Verarbeitung einschränken, Art. 18 DSGVO
• dass wir Ihnen Ihre Daten in einem gängigen Format geben, Art. 20 DSGVO
• dass wir eine Verarbeitung stoppen, Art. 21 DSGVO

Schreiben Sie dafür an info@coreindustry.de.

Sie können sich außerdem bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. Zuständig ist die Datenschutzbehörde Ihres Bundeslandes.

5. Wo Ihre Daten liegen

Ihre Stammdaten speichern wir in der EU. Die Datenbank läuft bei Google Cloud in Belgien. Google speichert sie dort mehrfach redundant in getrennten Rechenzentren.

Drei Schritte laufen bei US-Anbietern: die serverlosen Funktionen bei Netlify, der Versand von System-E-Mails bei Resend und Push-Benachrichtigungen bei Expo. Für alle gelten EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO. Die vollständige Liste steht unten in Abschnitt 7 und unter /sub-processors.

Alle Verbindungen sind verschlüsselt. Beim Anmelden nutzen wir einen Link per E-Mail statt eines reinen Passworts. Wer welche Daten sehen darf, ist über Rollen geregelt und wird auf dem Server geprüft, nicht nur in der Anzeige.

6. Cookies

Wir setzen nur Cookies, die technisch nötig sind. Das ist die Anmeldung. Cookies für Werbung oder zum Verfolgen über mehrere Seiten setzen wir nicht.

Unsere Nutzungsstatistik läuft mit anonymen Kennungen und auf Servern in der EU.

7. Welche Dienstleister wir einsetzen

Mit allen haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen.

• Google Ireland Ltd., Anmeldung, Datenbank, serverseitige Funktionen und KI-Textvorschläge (Gemini), EU-Region europe-west1
• Hetzner Online GmbH, Hosting und Rechenleistung, Deutschland
• Mollie B.V., Zahlungen, Niederlande
• Mistral AI SAS, KI-Chat und Auslesen von Zählerständen (OCR), Frankreich
• Black Forest Labs GmbH, KI-Redesigns, Deutschland mit EU-Endpunkt
• Functional Software Inc. (Sentry), Fehlerberichte ohne IP-Adressen, EU-Region Frankfurt
• Expo Inc., Push-Benachrichtigungen, USA mit EU-Standardvertragsklauseln
• Netlify Inc., serverlose Funktionen und Auslieferung der Website, USA mit EU-Standardvertragsklauseln
• Resend, Inc., Versand von System-E-Mails wie Anmeldelinks, EU-Region mit EU-Standardvertragsklauseln

Die jeweils aktuelle Liste finden Sie unter /sub-processors.

8. Wenn wir diese Erklärung ändern

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Rechtslage oder unsere Funktionen ändern. Über wesentliche Änderungen informieren wir unsere Kunden per E-Mail.