Für Hausverwaltungen
Software für Hausverwaltung
Etagio ist eine Software für Hausverwaltungen mit einem bis etwa zwanzig Mitarbeitenden. Sie bündelt Objekte, Einheiten, Mietverträge, Mieteingänge, Übergabeprotokolle und Rechnungen an einer Stelle und läuft am Schreibtisch genauso wie auf dem Telefon in der Wohnung. Der Zugang kostet ab 49 Euro im Monat, ist monatlich kündbar und lässt sich 14 Tage ohne Zahlungsdaten testen. Für Wohnungseigentümergemeinschaften ist Etagio nicht gemacht.
Der Bestand an einer Stelle statt in vier Tabellen
In vielen Verwaltungen liegt der Bestand in einer Excel-Datei, die Mietverträge in einem Ordner und die Zahlungen im Onlinebanking. Wer wissen will, ob die Miete für eine Wohnung angekommen ist, öffnet drei Programme.
In Etagio hängt alles am Objekt: die Einheiten, die Verträge dazu, die Mieter, die Zahlungen und die Dokumente. Eine Suche, ein Ergebnis.
- Objekte mit Adresse, Fläche, Zimmern, Zustand und Fotos
- Einheiten je Objekt, mit eigener Fläche und eigenem Status
- Mietverträge mit Kaltmiete, Nebenkosten, Kaution und Zahltag
- Dokumente und Notizen direkt am Objekt statt im Netzlaufwerk
Zahlungseingänge automatisch zuordnen
Etagio liest Ihre Kontoumsätze über eine Bankanbindung nach PSD2 ein und schlägt vor, welche Zahlung zu welcher Mietforderung gehört. Der Vorschlag stützt sich auf Betrag, Verwendungszweck, Name und Kontonummer.
Sie bestätigen mit einem Klick. Auf Wunsch merkt sich Etagio die Zuordnung, dann läuft dieselbe Überweisung im nächsten Monat von allein durch. Teilzahlungen sind vorgesehen: wer 500 statt 800 Euro überweist, bekommt eine Forderung, die auf teilbezahlt steht, nicht auf offen.
Übergaben ohne Papier, auch ohne Empfang
Ein Übergabeprotokoll entsteht dort, wo die Wohnung ist, und dort gibt es oft kein Netz. Etagio erfasst Räume, Zustände, Fotos und Zählerstände auf dem Telefon und speichert alles zunächst auf dem Gerät. Sobald wieder Empfang da ist, wird nachgeschickt.
Unterschrieben wird direkt auf dem Bildschirm. Daraus entsteht ein PDF, das beide Seiten sofort haben.
Rechnungen, die der Steuerberater annimmt
Rechnungen tragen fortlaufende Nummern ohne Lücken und lassen sich nach der Freigabe nicht mehr ändern. Das verlangt die GoBD, und Etagio setzt es technisch durch statt es nur zu empfehlen: eine Korrektur läuft über eine Stornorechnung, nicht über das Bearbeiten des Originals.
Der Export für DATEV liegt als CSV bereit, E-Rechnungen entstehen im Format ZUGFeRD.
Wofür Etagio nicht gemacht ist
Etagio ist eine Verwaltung für Mietobjekte, kein WEG-Programm. Wer Wohnungseigentümergemeinschaften betreut, braucht dafür eine andere Software.
- Keine Hausgeldabrechnung und kein Wirtschaftsplan
- Keine Eigentümerversammlung, keine Beschlusssammlung
- Keine doppelte Buchführung im System selbst, der Export geht an den Steuerberater
- Keine Anbindung an ImmoScout24 über deren Schnittstelle, der Weg führt über OpenImmo
Häufige Fragen
Für welche Größe eignet sich Etagio?
Für Verwaltungen mit einem bis etwa zwanzig Mitarbeitenden. Der Starter-Tarif ist auf drei Nutzer und fünfzig Objekte begrenzt, ab Professional sind die Objekte unbegrenzt. Für Häuser mit mehreren hundert Mitarbeitenden und eigener Buchhaltungsabteilung ist Etagio zu schlank.
Kann ich meine bestehenden Daten übernehmen?
Ja. Etagio liest CSV-Dateien ein, wie sie Excel und die meisten Programme exportieren. Sie ordnen die Spalten einmal zu, sehen in einer Vorschau, was entstehen würde, und übernehmen erst dann. Doppelte Objekte und Kontakte werden dabei erkannt und übersprungen.
Wo liegen meine Daten?
Die Datenbank läuft bei Google Cloud in Belgien, also innerhalb der EU, und wird dort mehrfach redundant gespeichert. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO gehört zum Zugang. Welche Dienstleister beteiligt sind, steht offen im Verzeichnis der Unterauftragsverarbeiter.
Was passiert, wenn ich kündige?
Sie können monatlich kündigen. Vor dem Ende exportieren Sie Ihre Daten als JSON, das umfasst Objekte, Kontakte, Verträge und Dokumente. Rechnungen bleiben aus gesetzlichen Gründen acht Jahre gespeichert, unterschriebene Übergabeprotokolle drei Jahre.
Brauche ich eine Schulung?
Nein. Etagio ist so gebaut, dass die tägliche Arbeit ohne Einführung funktioniert. Beim ersten Start führt Sie ein kurzer Ablauf durch die Firmendaten und den Datenimport.